سیستم مدیریت مکاتبات اداری

مدیریت مکاتبات  شامل:

مکاتبات:

سیستم گردش مکاتبات در سازمانها به عنوان بستر ارتباطی و قلب عملیات سازمان مورد نظر قرار می­گیرد. ارسال و دریافت نامه بین سازمانها و گردش مکاتبات درون سازمانها از جمله مسایلی است که مکانیزه نمودن آن به سرعت بخشیدن روند گردش کار کمک می­کند.

یکی از زیر سیستم­های سازمان الکترونیک برید که در واقع برای قلب سازمان­ها که دبیرخانه­ها هستند تعبیه شده است، سیستم مکاتبات است.

در این سیستم کلیه مراحل ثبت و گردش نامه که به­صورت دستی وجود دارد در نظر گرفته شده است.

فرآیندهای موجود در این سیستم در سازمانهای نوین، براحتی امکان تبادل داده­های گوناگون میان سیستمهای مختلف سازمان و حتی میان سازمانهای مختلف را فراهم می­آورد.

مدیریت واحد ثبت:

اغلب سیستم‏هایی که در محیط شبکه فعال هستند، دارای زیر سیستمی جهت تنظیمات خاص و تعیین محدودیت‏‏های امنیتی‏ هستند، که در اختیار مدیر سیستم قرار می‏گیرد. وظیفه این‏گونه سیستم‏ها، تنظیم مشخصات اولیه برای ‏راه‏اندازی سیستم و تعیین کاربران و محدودیت‏های آنان و دسترسی‌های موجود است.

سازمان الکترونیک به جهت داشتن زیر سیستمهای مختلف برای هر یک از آنها نیز سیستم مدیریتی در نظر گرفته است.

برای مدیریت گردش مکاتبات و تنظیمات مربوط به دبیرخانه و تعاریف اولیه جهت ثبت نامه­ها نیز زیر سیستمی به نام ”مدیریت واحدهای ثبت“ تعبیه شده است.

همچنین به دلیل اینکه ممکن است سازمان دارای چندین واحد ثبت (دبیرخانه) باشد که سطح دسترسی و تعاریف آنها با هم متفاوت بوده و افراد مختلفی مدیریت آنها را به عهده داشته باشند، امکانی قرار داده شده است که بتوان واحد‌های ثبت مختلف تعریف شده را بطور جداگانه مدیریت کرد.

چرخه نامه صادره:

دو نوع نامه در دبیرخانه­‌ها ثبت می­گردد؛ صادره و وارده

مؤلفه رهگیری:

 ارباب رجوع یکی از مهم‌ترین گلوگاه‌های ورود مکاتبات به سازمان محسوب شده و سرعت پاسخگویی و رسیدگی به این دسته از مکاتبات برای اغلب سازمان‌ها از اهمیت زیادی برخوردار است. بسیاری از سازمان‌ها بدلیل اهمیت این موضوع، متصدیان مشخصی را جهت تکریم ارباب رجوع و تسهیل در امور مربوط به ارباب رجوع در نظر می‌گیرند.

در روال دستی و جاری ارباب رجوع در هنگام مراجعه به سازمان، بعد از تحویل مکاتبه خود به مرکز ثبت و انجام عملیات شماره‌دهی و ثبت، یا تصویر نامه شماره شده و یا رسید حاوی شماره ثبت نامه را جهت پیگیری‌ها و ردیابی‌های آینده از مرکز ثبت تحویل می گیرد. و بر اساس این رسید به صورت تلفنی و یا حضوری عملیات پیگیری و پیگرد نامه خود را بانجام میرساند. 

با پیاده‌سازی سیستم اتوماسیون اداری می‌بایست پیگیری و پیگرد نامه‌های ارباب رجوع نیز تسهیل و تسریع گردد، "مولفه رهگیری مکاتبات" با استفاده از سرویس WEB، SMS و تلفن گویا جهت پوشش این نیازمندی تعریف گردیده است.

مدیریت گزارشات:

اطلاعات اصلی­ترین ابزار برای تصمیم­­گیری در عصر ارتباطات محسوب می­شود و از آنجایی که نیاز سازمانها به اطلاعات جدید روزبه روز بیشتر و متنوع تر می شود سیستم­های گزارشگیری نقش بسیار مهمی را در تصمیم سازی سازمانهای امروزی ایفا می­نمایند. با استفاده از امکانات موجود در این سیستمها امکان اتصال به بانک های اطلاعاتی مختلف و تولید گزارشات متنوع و با ساختارهای متفاوت از سیستمهای اطلاعاتی در سریعترین حالت و در قالب دلخواه کاربران مهیا می­شود و با استفاده از دسترسی لحظه­ای به گزارشات می­توان وضعیت­های متفاوتی را از روالهای عملیاتی سازمان به صورت بلادرنگ در اختیار مسئولین تصمیم­گیرنده­ قرار داد.