برنامه بهره وری

برنامه بهره وری و بالا بردن سود

همه صاحبان مشاغل به ارزش بالای توسعه یک کسب و کار و برنامه مدون بازاریابی آگاهند اما همین که کسب و کار خود را راه اندازی می کنند و درگیر کارهای روزمره و جاری می شوند از برنامه ریزی و تعیین دور نما غافل می شوند و عمل کردن به آنرا بی اهمیت می پندارند و فکر می کنند کارهای روزمره در الویت بالاتری هستند و به نوعی از آینده سازمان خود غافل می شوند.

اگر نمی توانید به اهداف خود دست یابید به این دلیل است که این اهداف را به روشنی تعریف نکرده اید. تعریف یک برنامه بهره وری مناسب به شما فرصت می دهد علاوه بر تمرکز بر هدف با سازماندهی و نظم بیشتری کار ها را انجام دهید و با کار کمتر نتیجه بهتری بگیرید یا به عبارت دیگر راندمان کاری سازمان خود را افزایش دهید.

اگر بخواهیم یک برنامه بهره وری را به زبان ساده تعریف کنیم باید بگوییم: برنامه ای است که به صورت اجمالی وظایف و کارهایی را که باید به صورت روزانه، هفتگی و ماهیانه انجام شوند مشخص می کند. این وظایف می تواند شامل  فرایند های اولیه تا فعالیت های مربوط به بازاریابی و فروش باشند. اما به تمام کار ها و فرآیند ها با دید بهینه سازی و بالا بردن بهره وری نگریسته می شود. و هر روز از کاری که انجام می شود بهترین نتیجه و راندمان را داشته باشید.

طراحی برنامه و نقشه راه

قبل از هر کاری برنامه ای تهیه کنید که بتواند اهداف شما را برآورده کند. پس در قدم اول باید هدف خود را دقیق و واضح مشخص نمایید و در صورت لزوم در مورد آن تحقیق کنید و اطلاعات بیشتر و دقیق تری بدست آورید. اگر کار هایی هست که باید به صورت هفتگی انجام شوند می توانید یک روز هفته را برای هر کدام از آنها اختصاص دهید. به عنوان مثال ممکن است شما بررسی اسناد و گردش مالی خود را روز های شنبه انجام دهید، کارهایی را که باید توسط کارمندان انجام شود در روز پنجشنبه برنامه ریزی کنید. روز چهارشنبه کار های مربوط به بازاریابی را انجام دهید و به همین ترتیب برای هر روز هفته کار  ها و وظایفی علاوه بر کار های روزمره مشخص نمایید که منجر به افزایش بهره وری سازمان شود.

اختصاص دادن هر روز هفته به یک سری از کار ها به شما کمک می کند به صورت منظم و مداوم کار های خود را انجام دهید و از اتلاف وقت جلوگیری می کند. همچنین وظایفی هم هستند که باید به صورت روزانه انجام شوند. به همین منظور باید اهدافی تعریف کنید که در یک هفته دست یافتنی باشند. (معمولاً این اهداف از شکستن هدف های بزرگتر به اهداف کوچکتر بوجود می آیند.) به عنوان مثال اگر شما یک موسسه مشاوره ای داشته باشید این اهداف می توانند به این شکل تعریف شوند: رسیدگی کردن به ارتباط موثر شرکت، به روز رسانی سه صفحه از وب سایت موسسه، ایجاد یک ارتباط جدید با یک رسانه جدید، تماس با سه مشتری احتمالی، ایجاد فرم های تازه برای مشتریان و کامل کردن حداقل 7 تماس معارفه ای با مشتریان.

وظایفی که برای هر کسب و کاری تعریف می شوند بسیار متفاوت هستند. وقتی که در حال تکمیل لیست هستید این سئوالات را از خود بپرسید:

چه کارها و وظایفی است که با تعریف کردن آنها به کل سازمانم می توانم کمک کنم؟

چه کاری باید انجام دهم تا اطمینان حاصل کنم فرایند بازاریابی بدون وقفه انجام می شود؟

چه کاری می توانم انجام دهم تا در نهایت سبب کارایی بهتر و سود آوری بیشتر سازمان شود؟

چه کار هایی باید انجام دهم تا مانع از انجام کارهایی شوم که به نفع سازمان نیست؟

 پیشنهاداتی برای افزودن به برنامه بهره وری:

مشخص کنید x تعداد تماس تلفن برای برقراری ارتباط با مشتری و بازار یابی در روز برقرار شود.

در رسانه ها مطالبی منتشر نمایید. تا بدین وسیله کسب و کار خود را به افراد بیشتری معرفی کنید.

گزارش ها و آمار را مورد بررسی قرار دهید ( دارایی های شرکت را بررسی کنید، ترافیک وب سایت خود را چک کنید، نظرات مشتریان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید چقدر به این پیشنهادات و شکایات توجه کرده اید و…)

شبکه ای ارتباطی بین خود و مشتریان و همکاران ایجاد کنید.

کتابی درباره بازاریابی یا صنعتی که در آن فعالیت می کنید مطالعه نمایید.

وب سایت خود را به روز رسانی کنید.

به وب سایت خود محتوای جدید اضافه کنید.

برای پرسنل خود آموزش هایی متناسب با وظایفشان تعریف کنید و بر اجرای آن نظارت کنید.

خود را مجاب کنید با X تعداد از مشتریان بالقوه خود ارتباط برقرار کنید.

یک مقاله بنویسید و آنرا در وب سایت خود قرار دهید هر چه مقاله مفید تری بنویسید ترافیک بیشتری به وب سایت خود هدایت کرده اید.

یک فعالیت بازاریابی جدید را امتحان کنید و نتیجه را بررسی کنید.

تعدادی هدایای تبلیغاتی تهیه کنید و به مشتریان قدیمی و مشتریان بالقوه هدیه کنید.

این وظیفه را جدی بگیرید

برنامه و طرح افزایش بهره وری خود را می توانید در یک ورق کاغذ بنویسید یا اینکه آنرا به صورت دیجیتال با فرمت مناسب تهیه کنید و مرتباً آن فایل را به روز رسانی کنید. بهتر است از آن پرینت بگیرید و همیشه یک برگه از آخرین نسخه را روی میز کار خود داشته باشید تا در دسترس باشد. همچنین علاوه بر برنامه روزانه و هفتگی می توانید برنامه ماهیانه و سالیانه هم داشته باشید. بدین منظور باید اهداف ماهیانه و سالیانه تعریف نمایید. با اولین اهدافی که محقق می گردد نه تنها احساس خوبِ پیشرفت کردن را خواهید داشت بلکه بهره وری شما هم به صورت قابل توجهی افزایش می یابد.

برنامه شما نباید بدون شما متوقف شود. اگر کارمند دارید مطمئن شوید که برای آنها هم برنامه ای دارید. با پیاده کردن چنین برنامه ای برای پرسنل به زودی خواهید دید که آنها با زیرکی بیشتری کار خواهند کرد و از نتیجه کار هر دوی شما راضی هستید.

نمونه هایی از برنامه های هفتگی ارتقا کسب و کار

شنبه:

• بررسی فروش آخر هفته
• ملاقات با مشتریان و صحبت کردن با آنها برای بررسی اهداف هفتگی

یکشنبه:

• به روز رسانی وب سایت
• پاسخگویی به سفارشات بازرگانی

دوشنبه:

• روی خبرنامه سازمان کار کنید.
• کار بر روی حداقل یکی از ایده های ارتقا و بهره وری سازمان

سه شنبه:

• انجام 6 تماس تلفنی برای پیدا کردن مشتری جدید
• نوشتن نامه های تقدیر از مشتریان

چهار شنبه:

• صرف وقت برای ارائه کالا یا خدمات جدید و افزایش منابع درآمدی
• پاک کردن ایمیل های اضافی

دیگر اهداف هفتگی:

1. برقرار کردن کانال ارتباطی با مشتریان
2. صرف نهار یا شام با یک مشتری
3. صرف شام یا نهار با یک شریک کاری
4. تحقیق برای پیدا کردن روش های جدید تبلیغات
5. مطالعه یک گزارش یا کتاب بازرگانی

موفق و سربلند باشید (حسن ره انجام)