هفت اشتباه خطرناک در اخذ، پلمپ و ثبت دفاتر قانونی( روزنامه و کل)

آذرماه تا اواسط بهمن ماه هر سال بهترین زمان اقدام برای درخواست پلمپ و اخذ دفاتر قانونی (روزنامه و کل ) می باشد.
به لحاظ اینکه چند ماهی به پایان سال باقی مانده و معمولا دراین ایام حسابداران در شرایط عادی کار قرار دارند و فشردگی کارهای قانونی آنچنان متوجه آنها نیست . و همانطور که می دانید داشتن تجربه ثبت دفاتر قانونی و آگاهی از اصول دفتر نویسی برای حسابداران و حسابرسان لازم است، و اخذ پلمپ دفاتر قانونی وظیفه حسابداران است.
 متاسفانه به نظر میرسد بعضی از حسابداران و مدیران موضوع پلمپ دفاتر قانونی موضوع با اهمیتی تلقی نمی کنند و در الویت آنها قرار نمی گیرد و متاسفانه شاهد هستیم بعلت تاخیر در پلمپ دفاتر قانونی و یا نگرفتن دفاتر علی الرغم رعایت اصول حسابداری در صدور اسناد حسابداری و انجام سایر تکالیف قانونی جرایم قابل توجهی بعهده آنها قرار می گیرد .
معمولا در موضوع اخذ و پلمپ دفاتر قانونی و ثبت آن اشتباهاتی صورت می گیرد که به ترتیب الویت آنها را بررسی می کنیم .
اشتباه اول:
نگرفتن و یا دیر گرفتن دفاتر قانونی (روزنامه و کل)
طبق ماده ۶ و 11قانون تجارت و ماده 9۵قانون مالیات های مستقیم کلیه اشخاص حقوقی و تشکل های قانونی و اشخاص حقیقی گروه اول و اشخاص حقیقی خاص مکلفند کلیه رویدادهای مالی خود را در دفاتر قانونی ثبت و نگهداری نمایند.
از آنجا که عنوان دفاتر قانونی به دفاتر روزنامه و کل داده می شود ، لازم است توضیحی در مورد قانونی بودن دفاتر ارایه شود.
اعتبار دفاتر روزنامه و کل و مورد استفاده گرفتن آنها برای رسیدگی های مالیاتی رعایت مقررات ماده 11قانون تجارت می باشد .
ماده 11قانون تجارت اعتبار دفاتر قانونی را منوط به پلمپ ، مهر و امضاء و ثبت در اداره ثبت شرکتها نموده است . بنابراین رعایت موارد مندرج در ماده ۱۱ ق ت مبنای قانونی بودن دفاتر روزنامه و کل قرار می گیرد .
طبق آئین نامه ماده 95ق م م اشخاص مشمول نگهداری دفاتر قانونی می بایست قبل از شروع سال مالی بعد دفاتر خود را پلمپ و اخذ نمایند .
در صورتیکه بعد از تاریخ تعیین شده دفاتر قانونی را اخذ نموده و فعالیت تجاری در سال بعد داشته باشند ، دفاتر ماخوذه مردود و مبنای رسیدگی مالیاتی قرار نمی گیردوبه همین منظور جرایمی شامل حال مودی مالیاتی می شود.
نگرفتن و یا تاخیر در اخذ و پلمپ دفاتر قانونی اشتباهی است خطرآفرین و تبعات قانونی و بار مالی به بار می آورد.
اشتباه دوم:
اخیر ثبت رویدادهای مالی بیش از حد مجاز
طبق مفاد آئین اجرایی ماده 95ق م م تاخیر مجاز در ثبت رویدادهای مالی 15روز است چنانچه رویداد با اهمیتی بیش از حد مجاز در دفاتر قانونی ثبت شود . موجب بی اعتباری دفاتر قانونی می شود .
اشتباه سوم:
جا انداختن سند حسابداری و یا آرتیکل هنگام ثبت در دفاتر قانونی
بارها دیده شده که هنگام ثبت دفاتر قانونی سند حسابداری و یا یکی از آرتیکل های سند مرکب از قلم افتاده و ثبت نشده است که به نوبه خود از اشتباهات دفتر نویسی محسوب می شود.
اشتباه چهارم:
مغایرت بین اطلاعات دفاتر با اطلاعات نرم افزار حسابداری
یکی از موارد رد دفاتر قانونی مغایرت بین اطلاعات موجود در دفتر روزنامه و کل و اطلاعات نرم افزار حسابداری است که پیشنهاد می شود تا انجا که می توانید دقت کنید که چنین اتفاقی پیش نیاید که در صورت کشف و ناتوانی در پاسخگویی تبعات و جرایمی برای مودی بهمراه خواهد داشت.
اشتباه پنجم:
عدم آگاهی از مفاد آیین نامه اجرایی و رعایت اصول دفترنویسي

اشخاصی که اقدام به تحریر دفاتر قانونی می کنند لازم است رعایت اصول دفترنویسی را بکنند و مبنای اصول ثبت دفاتر قانونی، آئین نامه اجرایی ماده 9۵ق م م است .
اشتباه ششم:
به تاخیر انداختن ثبت اسناد حسابداری در دفاتر قانونی

یکی از اشتباهات خطرناکی که در مورد دفاتر قانونی از حسابداران دیده می شود ، به تاخیر انداختن ثبت اسناد حسابداری در دفاتر قانونی است .

حسابداران بعلت حجم کار زیاد و نگرانی و وسواسی که در نگهداری حسابها و ثبت رویدادهای مالی دارند، ثبت دفاتر قانونی در الویتشان نیست و بعضا دیده می شود که دفاتر را قبل از اینکه ماموران مالیاتی برای رسیدگی مراجعه کنند با عجله می نویسند که مواردی هم دیده شده که مشکلاتی را برای مودیان فراهم نموده است .

پیشنهاد می شود حسابداران در پایان هر ماه بعد از اطمینان از ثبت وقایع مالی و کنترل های لازم دفاتر قانونی را ثبت کنند و حتما می دانید بازرسان سازمان امورمالیاتی طبق ماده 181ق م م مجازند سر زده و بدون اطلاع قبلی برای بررسی دفاتر به شرکتها مراجعه کنند، چنانچه بازرسان ماده 181ق م م به شرکتها مراجعه و دفاتر ثبت نشده باشد ، طبق صورتجلسه ای موضوع ثبت وگزارش و موجب بی اعتباری دفاتر می شود .

بنابراین ثبت دفاتر قانونی را جدی بگیرید.

اشتباه هفتم:

جابجا نوشتن دفاتر سالهای قبل با سالهای بعد

در مواردی مشاهده می شود که حسابداران هنگام نوشتن دفاتر دقت در تاریخ ثبت دفتر نمی کنند . بعنوان مثال اسناد حسابداری سال ۹۵ را در دفاتر سال 96ثبت می کنند .

این اشتباه واقعا خطرناک و غیر قابل جبران است ، بنابراین پیشنهاد می کنیم هنگامی که دفاتر را تصمیم دارید ثبت کنید ابتدا به تاریخ ثبت و ارتباط و اختصاص دفتر به سال مالی مورد نظر داشته باشید .

امید است با دقت مطالب فوق را خوانده باشید و شایستگی و صلاحیت خود را به خوبی با صحیح نوشتن دفاتر قانونی اثبات کنید.و این را بدانید آگاهی از نحوه ثبت دفاتر قانونی و تجربه تحریر دفاتر روزنامه و کل برای تمامی سطوح شغلی حسابداری و حسابرسی امری الزامی است.