نحوه صحیح و علمی جذب نیروی انسانی

توضیحات خدمت

نحوه صحیح و علمی جذب نیروی انسانی

 در اغلب سازمانها به هنگام استخدام و گزینش نیروی انسانی ، فرمهای خاصی جهت کسب حداقل اطلاعات شخصی داوطلبان استخدام ، تهیه شده اند . هر چند این نکته عمومیت ندارد ولی کسب یا در اختیار داشتن اطلاعاتی که از صحت آنها اطمینان نداریم ، نه تنها کمکی به سازمان نمیکند بلکه موجب گمراهی سازمان نیز میشود . به منظور جلوگیری از انحراف اطلاعات در ابتدا باید دید منظور از کسب اطلاعات پرسنلی به چه منظور انجام میشود ؟ کسب اطلاعات پرسنلی قاعدتا بایستی طی چندین مرحله انجام گیرد، سپس در مرحله تنفس یا در زمان تصمیم گیری برای استخدام ، کلیه اطلاعات در کنار هم قرارداده شوند تا امکان بهره برداری از آنها میسر گردد ...

مرحله نخست در این مرحله یکسری از حداقل اطلاعات برای شناخت داوطلبان استخدام لازم است . متاسفانه کم نیستند سازمانهایی که در همین مرحله نیز مایل هستند تمامی اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردی و خانوادگی ، تحصیلات، تجارب کاری ، سوابق علمی و تالیفات و ... را جملگی در یک فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامی کسب کنند. اینکاراولا کمکی به سازمان نمیکند چرا که کمتر مصاحبه کننده ای توانایی به خاطر سپردن تمامی این حجم اطلاعات متنوع از دهها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانایی اینکار را هم داشته باشد ، تنوع و حجم این اطلاعات موجب کاهش قدرت تجزیه و تحلیل مصاحبه کننده میشود که در هر صورت منتهی به تنزل کیفیت فرآیند گزینش نیروی انسانی میگردد.

ثانیا در صورت عدم جذب بسیاری از داوطلبان ( که بدلیل محدودیت ظرفیتها ) طبیعتا تعداد قابل توجهی از داوطلبان در اغلب موارد استخدام نمیشوند و این موضوع ( یعنی کسب تمامی اطلاعات اشاره شده در این مرحله ) موجب اعتراض بحق داوطلبان میشود .بمنظور جلوگیری از این بروز اینگونه مسایل پیشنهاد میگردد که سازمان، در مرحله انتخاب اولیه از بین داوطلبان ، به اطلاعاتی شامل اطلاعات فردی ، تحصیلات ، تجارب و سوابق کاری ، سوابق علمی و شرایط اختصاصی بسنده نماید . به جهت جلوگیری از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان ، پیشنهاد میگردد بلافاصله پس از تکمیل فرم اطلاعات اولیه ،در صورتیکه بنا به تشخیص واحد متولی گزینش نیروی انسانی ، داوطلب برای احراز سمت مورد نظر مناسب تشخیص داده شد ، آزمونهای عمومی هوش و شخصیت از داوطلب بعمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نیاز جایگاه سازمانی مورد نظر ، جهت اخذ آزمون های تخصصی احتمالی توسط واحد یا شخص متقاضی نیروی انسانی اقدام گردد و در صورت موفقیت، مجموعه ای از :

اطلاعات اولیه اخذ شده،نظر واحد متولی گزینش نیروی انسانی و نتیجه آزمونهای هوش ،شخصیت و آزمون تخصصی ،همچنین رتبه هریک از داوطلبان بروی نمودار ،باطلاع شخص یا واحد متقاضی نیروی انسانی رسانده شود و در صورت صلاحدید واحد یا شخص مزبور ، مصاحبه انجام گردد . همچنین لازم است در هر صورت ، پس از پایان مصاحبه ابتدایی ، نتیجه بطور ضمنی باطلاع داوطل رسانده شود ویا حداقل تاکید شود که در صورت نیاز حداکثر ظرف مدت مشخصی جهت مصاحبه بعدی از داوطلب دعوت خواهد شد . همچنین لزومی به اطلاع داوطلب از نتیجه آزمونهای هوش ، شخصیت و آزمون اختصاصی نیز نمیباشد و در صورت جویا شدن داوطلب نیز ذکر این نکته که نتایج بصورت نسبی و مقایسه ای میباشد ، کفایت مینماید . لازم است کلیه مراحل بالا در حداقل زمان ممکن و در طی یک جلسه انجام گردد تا موجب اعتراض بعدی داوطلبانی که باستخدام سازمان در نیامده اند ، نگردد . به این منظور لازم است واحد متولی گزینش نیروی انسانی کلیه تلاش خود را مصروف راهبری و اجرای مرتب مراحل فوق نماید. مرحله مصاحبه استخدامی پس از مصاحبه اولیه ، چنانچه متقاضی نیروی انسانی ، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخیص دهد ، واحد متولی گزینش نسبت به تکمیل مدارک و جمع آوری اطلاعات این دسته از داوطلبان بصورت متمرکز وبرگزاری مصاحبه استخدامی اقدام مینماید.

 لازم است در این مرحله ، اطلاعات ثانویه شامل :

1-مشخصات دقیق سجلی

2-وضعیت تاهل ، مشخصات و سوابق تاهل

3-تعداد و مشخصات دقیق فرزندان وافراد تحت تکفل

4-وضعیت مسکن ومشخصات دقیق مربوطه ( شامل تملک ، آدرس و کروکی ) از مدت معینی تا بحال

5-وضعیت و سوابق تحصیلی و مشخصات دقیق مربوط به زمان و مکان تحصیل

6-سوابق علمی و آموزشی و مشخصات دقیق مربوط به زمان ، مکان، نام استاد یا استاد راهنما یا مسول گروه آموزشی و دلیل نیاز به آموزشها

7-سوابق و تجارب شغلی مرتبط و غیر مرتبط ، با ذکر دقیق مقاطع زمانی ، مکان ، وظایف محوله ، اقدامات انجام شده ،طریقه آشنایی و علت قطع رابطه استخدامی ، نام فرد یا افراد مافوق

8-نام ، مشخصات و آدرس معرف یا معرفهایی با ذکر مدت ، نوع و میزان آشنایی ( ترجیحا غیر منتسب )

9-نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول همراه با تعهد کتبی و مشروط به بیان واقعیات از داوطلبان دریافت گردد . همچنین میبایستی به کلیه داوطلبان تصریح گردد که قطعا اطلاعات و مدارک ارایه شده ، کنترل و جهت احراز تواناییهای شغلی پیرامون ایشان تحقیقاتی صورت خواهد گرفت. سپس از داوطلبان ، توسط مقام مسول استخدام سازمان ، مصاحبه بعمل آمده و نتیجه به واحد منابع انسانی اعلام میگردد . هر چند اطلاعاتی که بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامی اخذ میگردد ، دارای دقت تقریبا زیادی هستند ولی برای رفع سوء تفاهم

بعدی بهتر است کلیه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهایی ، بوسیله واحد متولی گزینش و همراه با داوطلب کنترل شده و مجددا نظر مشورتی واحد متولی گزینش ، ذیل فرم کسب اطلاعات ، قید گردد .

مرحله استخدام هر چندبلحاظ محدودیت قوانین کار و تامین اجتماعی و مقررات تبعی ، شروع بکار آزمایشی داوطلب ، قبل از استخدام رسمی و انعقاد قرارداد ، توصیه نمیشود ، ولی چنانچه بلحاظ نیاز سازمان ، داوطلب بلافاصله پس از طی مراحل گزینش ، مشغول بکار گردد ، لازم است حداقل ظرف مدت ۱۰ روز نسبت به تحقیق در خصوص صحت مدارک ، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام و نتیجه باطلاع مقام مسول استخدام سازمان برسد . در اینصورت پیشنهاد میگردد در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب یا مخالف مقررات سازمان ، ضمن اطلاع فوری به واحد متقاضی نیروی انسانی ، موضوع با داوطلب در میان گذاشته شده و حل و فصل گردد ، که البته این موضوع منحصرا به سیاستهای سازمان و سبک مدیریت منابع انسانی سازمان مرتبط میباشد.

در پایان ، لازم است اطلاعات ثانویه مستخدم و سوابق تحقیقات گزینش ، در پرونده محرمانه پرسنلی و مجزا از اطلاعات پرسنلی کارکنان که احتمالا در اختیار مدیران و سرپرستان قرارداده میشود ، نگهداری گردند. همچنین لازم است اطلاعات اولیه نیز بصورت ادواری بروز شده و در اختیار سرپرستان یا مدیران مربوطه قرار گرفته و سپس در پرونده پرسنلی کارکنان نگهداری گردد.

تهیه کننده : مهندس محسن غلامحسین زاده

مدیریت کاریابی پارسیان البرز    www.karyabiparsian.com