اطلاع رسانی

      بدیهی است،هدف هر برگزار کننده از برپايي همایش یا سمینار و یا دیگر اشکال هر گردهمایی، اطلاع رسانی به مخاطبان خاص ( جامعه مخاطب برگزار کننده همایش ها، سمینارها و ... ) و مخاطبان عام (عموم
مردم)  است.  

        درج آگهی مربوط به سمینار، همایش و کنگره در مطبوعات، پخش تیزر در تلویزیون، ارسال پیام های کوتاه (SMS) به مخاطبان هدف، چاپ و نصب پوستر، فراخوان در سایت ها و نشریات تخصصی مرتبط و ... همگی درکنار اطلاع رسانی خبری مربوط به يك همايش، كنفرانس يا سمینار یک کمپین تبلیغاتی را موفق می سازد.  بخش اطلاع رسانی به مخاطبان از طریق اخبار درج شده در روزنامه ها و بازتاب یافته در سایت های خبری و نیز صدا و
سیما حلقه تكميل كننده اين كمپين را تشكيل مي دهد.

 ستاد خبری همایش ها، سمینارها و کنگره هر چند امروزه برای برگزار کنندگان این مراسم نامی آشناست و یکی از ضروری ترین و اصلی ترین بخش های یک همایش را تشکیل می دهد، اما متاسفانه به
اهمیت آن کمتر پرداخته شده است.

  ستاد خبري همايش ها،‌كنفرانس ها، سمينارها و كنگره ها و حتي نمايشگاه ها،‌ متشکل از گروهی خبرنگار و مسئول روابط عمومی و ارتباط با رسانه ها  که مسئولیت این گروه در بخش تهیه و تولید اخبار و اطلاعات بر عهده خبرنگاران مستقر در این ستاد و وظیفه ارسال و پی گیری اخبار بر عهده مسئول روابط عمومی و ارتباط با رسانه های این ستاد است. کاری مشترک بین دو گروه ارتباط گر (خبرنگار و مسئول روابط عمومی) که حاصل تعامل این دو طیف، اطلاع رسانی هر چه گسترده تر  همايش  ها، سمينارها و... در رسانه های گروهی است.

      طی 10-15 سال اخیر بسیاری از برگزارکننده گان سمینارها، همایش ها و کنفرانس ها به این باور رسیده اند که برای دستیابی به اطلاع رسانی قوی و موثر می بایست از یک تیم حرفه ای و خبره که به طور متمرکز در زمینه تولید و انعکاس اخبار به فعالیت مشغول باشند، بهره گیرند.

      از آنجایی که بسیاری از برگزارکنندگان سمینارها فاقد این تیم خبری هستند  با برون سپاری پوشش خبری کنگره، کار را به گروه هایی خارج از روابط عمومی آن سازمان محول مي كنند. ناگفته نماند، بسیاری از انجمن های برگزار کننده همایش ها و کنگره ها، اساسا فاقد واحدی به نام  روابط عمومی هستند و آنهایی هم که روابط عمومی دارند یا کمبود نیروی انسانی دارند و یا از انگیزه های لازم براي توليد اطلاعات و اخبار  برخوردار نیستند.

     البته برون سپاری قرارداد پوشش خبری همايش ها،  همیشه هم  با تجربه خوشایند برای برگزارکنندگان همراه نیست و ورود افراد فاقد تخصص به این عرصه مانند تمام عرصه های تخصصی، چالش هایی را پیش روی برگزارکنندگان سمینارها و همایش ها قرار داده است.

      در این میان هستند، افراد و شرکت های بی نام و نشانی که در این زمینه به فعالیت مشغولند. به لحاظ قانوني و حرفه اي تنها گروه دارای مجوز برگزاری ستاد خبری  همایش ها و سمینارها که فعالیت آن ها در قالب
اطلاع رسانی برای همایش ها، تعریف شده، موسسات فرهنگی هستند که از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی مجوز کسب کرده اند.

      یکی از باورهای غلط موجود در زمینه پوشش خبری یک همایش، داشتن صرف رابط در رسانه هاست.
بسیاری از برگزارکنندگان همایش ها به صرف  آشنایی با یک یا چند خبرنگار در رسانه ها، خود را بی نیاز از واگذاری پوشش خبری به افراد متخصص می دانند. این در حالیست که تولید محتوا که یکی از وظایف ستاد خبری است، مقدم بر داشتن کانال های ارتباطی در رسانه هاست. به عبارتی اطلاع رسانی به رسانه های گروهی، نیازمند ترغیب رسانه ها به مهم ترین دستاوردهای هر همایش است و این ترغیب در قالب تولید خبرهای مرتبط با محورهای هر همایش متجلی می شود. چه بسیار اتفاق افتاده که اخبار مربوط به همایش که پیش از برپایی همایش یا کنگره از سوی ستاد خبری همایش تولید و در اختیار خبرگزاری ها، سایت های خبری، رادیو، تلویزیون و روزنامه ها قرار گرفته به غیر از انعکاس در خبرگزاری ها و سایت های خبری و چاپ در روزنامه ها،  زمینه حضور خبرنگاران، گزارشگران و تهیه کنندگان صدا و سیما را برای تهیه خبر، گزارش و برنامه های  رادیو- تلویزیونی فراهم کرده است.

      از دیگر توانمندی های ستاد خبری، تولید اخبار منطبق با سیاست ها، اهداف و محورهای هر سمینار، همایش، کنگره و ... و انعکاس آن در رسانه هاست. در صورتی که صرفا متکی بودن به حضور خبرنگار در نشست های رسانه ای( كنفرانس خبري) یا در روز مراسم، سبب می شود، خبرنگار بنا بر رسالت شغلی خود و خط مشی رسانه اش، مسایلی را مطرح و آن را در رسانه متبوعش منعکس کند که لزوما هدف برگزارکنندگان همایش نيست.

      از دیگر ویژگی های ستاد خبری، فعالیت آن ماه ها پیش از برگزاری کنگره، سمینار یا همایش است. طی
یک برنامه ریزی صحیح، ستاد خبری قادر است از یک تا سه ماه – و در مواردی بیش از سه ماه- مانده به برپایی مراسم، فعالیت خود را آغاز کرده و غیر از پیش خبر برپایی همایش یا سمینار، محور های همایش ها را در قالب مصاحبه با رئیس، دبیر و دیگر اعضای کمیته علمی با ذکر تاریخ و مکان برگزاری همایش به صورت خبر تهیه
کرده و در اختیار رسانه های گروهی قرار دهد. با این حساب شانس بازتاب خبر هر همایش، ماه ها پیش از برپایی تا پايان مراسم به دفعات وجود دارد.