یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟
یک مدیر پروژه باید دارای چه توانمندیهایی باشد ؟
دامنه عملیاتی پروژه‌ها و اعمال مدیریت بر آنها ، بازه‌ای وسیع‌تر از محدوده خود پروژه را دربردارد . سازمان اجرای پروژه معمولا به عنوان بخشی از سازمان‌ها ، شرکت‌ها و موسسات دولتی و خصوصی مطرح است . ساختار سازمان اجرایی پروژها ، اغلب متاثر از اقتضا و محدودیت‌های استفاده از منابع کاری در آنها هستند . در هرشکلی از سازمان اجرایی پروژه ، این مدیر پروژه است که به عنوان مسئول آن و تحویل‌دهنده کار مطرح است . در سازمانهای پروژه‌مدار ، مدیر پروژه کلیه اختیارات و استقلال یک مدیر را دارا بوده ، کلیه بخش‌ها را شخصا مدیریت می‌کنند . این وضع در سازمانهای وظیفه‌ای که بر مبنای پروژه‌ها طراحی نشده‌اند متفاوت است و مدیر در آنها بیشتر یک هماهنگ‌کننده یا پیگیری‌کننده است .
مدیریت عمومی دربرگیرنده طیف گسترده‌ای از جنبه‌های مختلف سرپرستی فعالیتهای مستمر است . مهارتهای مدیریت عمومی ، پایه و مبنای اصلی مهارتهای مدیریت پروژه هستند و آگاهی کامل از آنها اغلب برای مدیران پروژه ضروریست . تواناییهای یک مدیر پروژه از دیدگاه PMBOK به‌شرح ذیل است :
۱ – رهبری
رهبری (Leadership) و مدیریت (Management)، از یکدیگر متمایزند ولی نیاز توامان به آنها در پروژه احساس‌می‌شود . مدیریت توجه‌خاص به سازگاری بین نتایج اصلی حاصله و انتظارات متولیان و مجریان است درحالیکه رهبری شامل موضوعات زیر است :
Ø تعیین اهداف سازمانی : مشخص نمودن اهداف و تبیین استراتژی دستیابی به آنها .
Ø همسوسازی متولیان و مجریان : ایجاد ارتباط و همسوسازی اهداف فردی و ایجاد انگیزه همکاری مشترک بین دست‌اندرکاران برای حصول به اهداف سازمانی .
Ø ایجادانگیزش : کمک به متولیان و مجریان در ایجاد انگیزه در آنها برای غلبه بر مشکلات محیطی ، قوانین اداری و سایر محدودیت‌های فردی .
انتظار می‌رود در پروژه‌ها ، به‌خصوص پروژه‌های بزرگ ، مدیر پروژه ، رهبر نیز باشد . این رهبری نه تنها در امور پروژه ، که در همه بخش‌های ارتباطی اعضای تیم پروژه جریان می‌یابد .
۲- ارتباطات
موضوع‌اصلی ارتباط (Communicating)تبادل اطلاعات است . طراحی و پیاده‌سازی جریان درست داده‌های دقیق و پردازش مناسب آنها به‌منظور دستیابی به اطلاعات درست، از مهارتهای مهم مدیریت عمومی است . انواع روش‌های ارتباطی در پروژه گسترده است و طیف وسیعی شامل ارتباطات شفاهی ، نوشتاری ، شنیداری و گفتاری ، رسمی و غیررسمی ، داخلی و خارجی ، عمودی و افقی را دربردارد .
مدیر پروژه باید روش درست انتقال اطلاعات و چگونگی برقراری ارتباط در هر بخش را به دقت طراحی کند تا از گردش مطلوب اطلاعات در سازمان پروژه‌اش اطمینان یابد . داشتن اطلاعات درست ، دقیق و به‌هنگام ، از پیش‌شرط‌های لازم برای تصمیم‌سازی است . اهمیت این مساله در پروژه‌ها به‌حدی است که PMBOK، فصل‌دهم خود را به مساله ارتباطات در پروژه اختصاص داده است .
۳- مذاکره
مذاکره (Negotiation) مشاوره و رایزنی با دیگران برای کسب نتیجه و دستیابی به توافقی‌مشخص است . بسیاری از توافقات با حضور طرفین یا نمایندگانشان و با گفتگو حاصل‌می‌گردد . میانجی‌گری ، حکمیت و داوری ، برخی اشکال گوناگون مذاکره هستند . مذاکرات در پروژه‌ها، به‌دفعات و در زمان‌های مختلفی صورت می‌پذیرد .
۴- حل‌وفصل اختلافات
حل مشکلات پروژه (Problem Solving) ، تلفیق توام بیان مسایل روزمره و اخذ تصمیم است . حل مشکلات نیاز به ریشه‌یابی آنها و یافتن علت‌ومعلول‌هاست . حل‌وفصل مشکلات ، شامل تجزیه و تحلیل مساله و تعیین راه‌حل‌های مناسب و سپس انتخاب یکی از آنان ، از فعالیتهای مهم مدیریت است . تصمیمات باید به‌موقع اتخاذ شوند و اجرای آنها به‌دقت پیگیری شود .
۵- تاثیر بر سازمان
توانایی سازمان ، قابلیت انجام به‌موقع امور است . برای ایجاد این قابلیت باید هماهنگی مناسب بین اجزای سازمان برقرار گردد و تصمیمات اتخاذشده مدیر به‌درستی توسط افراد اجراشود ؛ این‌جاست که مدیران نیاز به هنر اقتدار و علم سیاست دارند تا از طریق نفوذ بر افراد ، تواناییهای سازمان در اجرای به‌موقع تصمیمات را افزایش دهند .
در گام آتی مراحل برنامه‌ریزی و کنترل پروژه را بیان خواهیم نمود …
