مزایا و محاسن ارشیو الکترونیکی اسناد

مزايا و محاسن آرشیو ديجيتالی :

1- دسترسی سریع وآسان:

سهولت دسترسي به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی بجای غوطه ور شدن در دریایی از کاغذ با چند کلیلک به سند دلخواه خود دست می یابیم .

2- کنترل سریع و آسان:

 کنترل سریع و آسان  مديران ارشد بر روي آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

 3-  افزایش سرعت:

افزايش سرعت دسترسي به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئي به ارباب رجوع در راستاي طرح تکريم ارباب رجوع .

 4-صرفه جویی در کاغذ و فضا:

کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بايگاني هاي کاغذی وگاها" حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا گردیده  و در نتيجه کاهش  در هزينه هاي نگهداري و همچنين هزينه سرمايه اي فضا و عدم نياز به توسعه فضای بايگانی را در بر خواهد داشت . 

5-عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان:

عدم نياز به افزايش پرسنل بايگاني بدليل حذف مراجعه حضوري به بايگاني و حتی کاهش تعداد پرسنل بايگاني  و در نتيجه کاهش هزينه هاي پرسنلي  .

 6- عدم نیاز به  جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت:

عدم  مفقود شدن پرونده ها و دست کاري اسناد و در نتيجه افزايش امنيت پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم کامپیوتری وجود ندارد .

 7- تهیه نسخه پشتیبان:

امکان کپي برداري راحت و آسان  از پرونده ها و تهيه نسخه پشتيبان بدون هيچ هزينه اي.

 8-نقل و انتقال آسان و راحت:

 امکان ارسال پرونده به سازمانهاي مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونيکي در راستاي تقويت دولت الکترونيکي .

 9- افزایش امنیت جابجایی پرونده ها:

امکان ارسال سريع ، آسان و مطمئن پرونده ها به شعبه هاي مختلف سازمان و به ادارات شهرستانها و يا بلعکس  و در نتيجه حذف هزينه ارسال و افزايش امنيت جابجائي پرونده ها .

 10- امکان دسته بندی و جستجو:

دسته بندي کامل پرونده ها و در نتيجه امکان جستجوي سريع بر حسب نام ، نام خانوادگي ، شماره پرونده و يا هر اطلاعات مورد نظري که هنگام ديجيتال کردن اسناد مشخص شده باشد.

 11- مشخص کردن ورفع نواقص پرونده ها:

 امکان مشخص کردن پرونده هاي ناقص و نوع  نواقص آنها و اقدام سريع جهت رفع نواقص در فرآیند دیجیتال کردن اسناد.

  12- حفاظت اطلاعات:

امکان تعريف سطح دسترسي براي رده هاي مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص.

13- عدم بهم ریختگی:

 حذف عمليات فيزيکي برداشت پرونده و جايگذاري مجدد آن و عدم امکان بهم ريختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند.

14-گرفتن گزارشهای گوناگون:

 امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط همچون مشخص کردن تعداد مراجعات ، اشخاص مراجعه کننده و غیره.

15-دسترسی مدیران در هر ساعت از روز

 امکان دسترسي سريع و آسان  مديران ارشد به پرونده ها حتي پس از پايان ساعت کاري کارکنان بخش بايگاني  در هر ساعت از روز و حتی از هر مکان.

 16-هزینه فوق العاده کمتر در آرشیو و بازیابی اسناد

 که بصورت میانگین در آرشیو اسناد بصورت دستی 5 برابر حالت کامپیوتری و هزینه بازیافت اسناد 20 برابر حالت کامپیوتری می باشد.

17-ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد :

ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

 18- حفظ و پاکیزگی محیط زیست :

کاهش استفاده از کاغذ و سایر تجهیزات نوشتاری

  چند واقعيت درباره سيستم اداری سنتی :

 1- یک کارمند اداره بصورت میانگین 6 هفته کامل از سال را برای پیدا کردن اسنادش صرف می کند.

2- کار اصلی یک کارمند تنها جمع آوری اسناد و انتقال آن از یک جا به جای دیگر اداره نیست در حالیکه در بیشتر ادارات کار اصلی کارکنان این است .

3-اطلاعات 40 کیلومتر کاغذ در یک CD جای میگیرد .

4- اسناد نامنظم و گم شده در سیستم آرشیو دیجیتالی وجود ندارد.

5-عدم کنترل مستقیم مدیران ارشد بر آرشیو های کاغذی.

6- هزینه کپی برداری از اسناد بطور متوسط بیش از ده میلیون ریال در سال می باشد.

7- هزینه خرید انواع کاغذها بطور متوسط در سال بیش از ده میلیون ریال می باشد.

8- ایجاد وقفه در کار و یا کاهش سرعت انجام کار در بایگانی بدلیل عدم حضور پرسنل بایگانی در سر کار به دلایل مختلف (حداقل یک ماه از سال را در مرخصی می باشند).

مرجع : WWW.NJIT24.COM