اوژن سیستم جهان

مشاوروتولیدکننده سیستم های نگهداری اسناد وکالا , قفسه بندی ریلی , قفسه بندی انبار

مدیریت اسناد ، مدارک وفن بایگانی

برای بزرگنمایی روی تصویر کلیک کنید

       مکاتبات اداری ؟
•         یکی از وسایل انتقال اطلاعات برای اجرای وظایف در هر سازمان است که در نهایت قسمت عمده ی ان به اسناد و مدارک با ارزش سازمان تبدیل می گردد .
•         در هر سازمانی واحدی وجود دارد که وظایف عمده ان برقراری رابطه اداری سازمان متبوع با واحد های داخلی و سایر سازمانها از طریق تبادل اطلاعات مکتوب می باشد که به ان دبیر خانه یا دفتر می گوییم .
وظایف دبیرخانه :
•         یکی دیگر از وظایف دبیر خانه یا دفتر تهیه نامه های ساده اداری (مانند اعلام وصول ها ) نگهداری و در دسترس قرار دادن مکاتبات و اسناد مورد نیاز می باشد .
•         یکی دیگر از وظایف دبیر خانه مجموعه اقدامات و عملیات که منجر به دریافت و ثبت و توزیع مکاتبات (نامه های وارده به سازمان و یا صادره از سازمان به سازمان های دیگر)می گردد.
•         تشریح عملیات دریافت نامه ها:
•         هر گونه نوشته ویا اطلاعاتی که به سازمان ها میرسد به آنها نامه های اداری گفته می شود که باید مراحلی راطی نماید.
•         کنترل اطلاعات وارده از لحاظ (شماره- تاریخ- عنوان- امضا و ضمائم)
•         تفکیک و طبقه بندی اطلاعات وارده از لحاظ (موضوع- ارجاع نامه های عادی- طبقه بندی شده)
•         بخشی از مدیریت اسناد است است که شامل :
•         مراحل گردش . بایگانی مکاتبات و در نهایت امحاء اوراق غیر ضروری می باشد .
•         مدیریت اسناد : عبارت است از تهیه و تنظیم و اجرای برنامه ی لازم برای تسهیل و تسریع، دردست یافتن به مکاتبات و اسناد مورد نیاز از مرحله ایجاد تا امحاء اوراق زاید .
سازمان :
•         مجموعه ای است در اجتماع که در جهت رسیدن هدفی خاص به وجود آمده است .
اجزای تشکیل دهنده سازمان :
•         نیروی انسانی: شامل مدیریت و کارکنان سازمان.
•         وسایل و ابزار کار : تجهیزات مورد نیاز در سازمان جهت انجام امور ، ابزارعمومی ، ابزار اختصاصی
•         روش های انجام کار : روشهایی که بر اساس آن نیرو های انسانی سازمان وظایف خود را انجام می دهند
وظایف سازمان :
•         وظیفه ستادی:وظیفه ای که به منظور پشتیبانی از واحد اجرایی سازمان صورت می پذیرد .
•         وظیفه اجرایی: وظیفه ای که مستقیما در ارتباط با اهداف سازمان صورت می پذیرد .
ارتباطات سازمانی :
•         ارتباطات شفاهی که به اصطلاحا (مکالمات)می گوییم یا غیر نوشتاری.
•         ارتباطات کتبی که از طریق نوشتن انجام می شود و به ان (مکاتبات) می گوییم
محاسن ارتباطات نوشتاری یا مکاتبات :
سندیت , قابلیت حفظ و نگهداری , رایج بودن , تلقی نوشته به عنوان زبان رسمی جامعه
مدیریت اسناد از پنج شاخه به شرح زیر تشکیل شده است :
١-   مدیریت ارسال و مراسلات ٢-   مدیریت فرمها ٣-   مدیریت گزارشها ٤-   مدیریت دستورالعملها.
٥-   مدیریت مکاتبات
انواع دفاتر وفرمهای مدیریت اموردفتری:
دفتر ثبت وارده و صادره ؛ دفتر اندکس دبیرخانه ؛ دفتر راهنمای الفبایی ؛ دفتر اندکس شماره ای ؛ دفتر ارسال ورسید نامه ها
فرمها:
فرم در خواست پرونده ؛ فرم جانشین پرونده ؛ فرم ارجاع نامه
روشهای اداره امور دفتری :
روش متمرکز : در این روش به غیر از واحد دبیرخانه هیچ یک از واحد های سازمان اجازه انجام و اداره امور دفتری سازمان را ندارند و به طور خلاصه می توان گفت هر سه مسئله دریافت نامه ها ، ثبت نامه ها ، توزیع نامه ها به صورت متمرکز و در یک مکان خاص (واحد دبیرخانه ) و با یک شیوه و مدیریت یکسان انجام می پذیرد.
روش غیر متمرکز امور دفتری
موارد مورد استفاده از روش متمرکز اموردفتری:
تعداد مکاتبات سازمان محدود باشد ؛ سازمان و واحد های درون ان فاقد مراجعه کننده باشد یا تعداد انها محدود باشد. ؛ تعداد نیروی انسانی بودجه و امکانات سازمان محدود باشد ؛کلیه واحدهای سازمان در یک ساختمان استوار داشته باشند ؛ اختیارات مسئولان واحدهای سازمان ها در مورد امضاء مکاتبات محدود باشد .