بایگانی اسناد و مدارک

دسته بندی محصولات

• + قفسه های بایگانی
• + قفسه های انبار
• + پارتیشن های اداری
• + ملزومات اداری

مدیریت اسناد،مدارک و فن بایگانی بایگانی اسناد و مدارک تعاریف مختلف سند ماشین آلات و ابزارهای مورد استفاده درانبار ایمنی در انبارها خلاصه ای از وظایف مسئول انبار اهمیت اسناد و آرشیو ملی 11 راه مرتب کردن اسناد و مدارک برخی از فناوری های مورد استفاده در انبار چرخه حیات اسناد نکاتی در مورد پارتیشن (اطاقک¬های) کاری: آیا پارتیشن ها(کابین) باعث می شوند که کارکنان صادق تر باشند؟ اصول و روشهای بایگانی اسناد ومدارک پارتیشن اداری چیست چگونگی طراحی و اجرای پارتیشن دفتر کار و پارتیشن اداری سیستم های نوین انبارداری خدمات پس از فروش اوژن درباره اوژن اتوماسیون صنعتی پارتیشن تک جداره تاریخچه پارتیشن های اداری در ایران بایگانی اسناد و مدارکبایگانی اسناد و مدارک:

گسترش و توسعه فعالیتهای سازمان و افزایش تبادلات سازمانی باعث می شود تا حجم زیادی از اسناد و پرونده ها برای سازمان ایجاد شود. این امر معضلاتی چون دشواری دسترسی به اسناد، کندی بازیابی آنها و از همه مهم تر هزینه های سنگین نگهداری  را دربر دارد. از جمله پیامدهای این مسائل می توان به صرف زمان زیاد پرسنل در نگهداری و بازیابی اسناد، اشغال حجم زیادی از فضای فیزیکی برای نگهداری از این اسناد، نگرانی های ناشی از حفظ و امنیت اسناد و هزینه های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد و... اشاره کرد. از این روست که بایگانی مدارک و اسناد و اصول مربوط به آن یکی از چالش های مهم پیش روی سازمان های دولتی است.

اهداف بایگانی:

بایگانی به طور اجمالی در بردارنده دو هدف عمده است :
الف) اسناد حاوی اطلاعاتی هستند که سازمان های به وجود آورنده را ناگزیر از مسئولیت پذیری و پاسخگویی می کنند و از طرف دیگر به عنوان ابزاری موثر در دست مدیران و هدایت مدیریت محسوب می شوند.
ب) اسناد به عنوان مدرک در مراحل قانونی مورد توجه و استفاده قرار میگیرند.

فواید بایگانی در سازمان:

با گسترش روزافزون ارتباطات و پیدایش شکلهای مختلف جریانات ارتباطی، شبکه های ارتباطی در تمامی امور زندگی افراد سایه افکنده است و تجارت هم که در اقصی نقاط جهان به شیوه های مختلف (تولید کالا یا خدمات) دیده می شود از این قضیه مستثنی نیست. با پیشرفته و پیچیده تر شدن ارتباطات تجاری، سازمانها برای از دست ندادن یکی از منابع ورودی (اطلاعات) لاجرم دست به ایجاد سیستم هایی در درون خود زدند تا بتوانند از اطلاعات موجود در اطراف خود استفاده بهینه کنند و با پردازش مناسب این
١٣اطلاعات را به مشتریان و درجهت جلب رضایت آنان، عرضه کنند. درواقع محیط پررقابت کسب و کار و دگرگونیهای این محیط دردهه ١٩٩٠ (جهانی شدن اقتصاد و تبدیل اقتصادها و جوامع صنعتی به اقتصاد خدماتی برپایه دانش و اطلاعات) لزوم توجه به سیستم های اطلاعاتی را دوچندان کرد. به همین جهت، بحث سیستم های اتوماسیون اداری که نوعی از انواع سیستم های اطلاعاتی است روز به روز اهمیت بیشتری می یابد، چنانکه امروز سازمانهایی می توانند در اغلب اوقات خود را در بالاترینمیزان آمادگی برای مقابله با تغییرات محیطی و داخلی ببینند که از درجه بالایی از اتوماسیون سود برده باشند. اما سیستم های اتوماسیون اداری چیستند؟ چه مزایا و معایبی دارند؟ نیاز واقعی به تکامل و ایجاد آنها چه بوده است؟ انواع کاربردها و یا زیرسیستم های آن چیست؟ چه تفاوتی با سایر سیستم های اطلاعاتی دارد؟


انواع بایگانی :

:١ بایگانی جاری: به روشهای مورد عمل در مورد پرونده های جاری و محل حفظ و نگهداری اسنادی است که به طور روزمره مورداستناد دستگاه ایجاد کننده سند است. به عبارتی بایگانی جاری واحدی اداری است که عهده دار ثبت و ضبط سوابق جاری نیمه جاری دستگاه ذیربط و ارائة اطلاعات آنها به افراد ذیصلاح می باشد.
:٢بایگانی نیمه جاری: محل نگهداری اسنادی است که گاهگاهی مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده قرار می گیرد محل آن در
دستگاه ایجادکننده سند و دور از اسناد جاری است و با همان روش بایگانی جاری، بایگانی نیمه جاری نیز عمل می نماید.
:٣بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد راکد است، روش مورد استفاده در بایگانی جاری و نیمه جاری در این بایگانی استفاده ای
ندارد. در واقع این بایگانی مورد استفاده اداره ایجاد کننده و محقق نمی باشد و فقط در این محل پروند هها از نظر آرشیوی و امحایی مورد ارزشیابی قرارا می گیرند. به "بایگانی راکد" انبار "پیش آرشیوی" نیز م یگویند. معمولاً این حل در جاهایی که زمین ارزانتراست ساخته م یشود مثل انبار پیش آرشیوی آرشیو فرانسه در پاریس در حومه پاریس در محلی به نام "فونتن بلو" می باشد و یا دریا "مکان فراموش شده" می گویند. این محل در واقع محل کار "ارزشیابان" می باشد. "Limbo" انگلستان به آن

وظایف بخش بایگانی:

وظیفه بایگانی در هر سازمان طبقه بندی اسناد ،ثبت و ضبط و کنترل آنهاست و این وظیفه از مرحله دریافت سند آغاز و تا
زمانی که به علت سلب ارزش و برطبق مقررات از بین می رود و یا به علت ارزش استثنایی در محل معینی برای همیشه نگهداری میشود دوام خواهد یافت . این وظائف را می توان به تفضیل به شرح زیر بیان نمود:
*کنترل نامه ها و استعلامات وارده به بایگانی جهت قرار دادن در پرونده ها
*نظارت بر تحویل و دریافت پرونده ها از قسمتهای مختلف
*تشکیل پرونده برابر کدهای تعیین شده در قسمتهای مربوطه
*بایگانی نامه ها و پیش نویس ها و استعلامات
*ثبت نامه های وارده در سیستم رایانه ای بایگانی
*ثبت نامه ها و پرونده ها در دفاتر بایگانی
*شماره گذاری کلیه سوابق ارسالی به بایگانی
*تحویل گرفتن پرونده و نامه ها از دبیرخانه و بررسی شماره صادره آن پرونده
*جستجوی پرونده ها در سیستم رایانه ای و دفاتر بایگانی
*برگ شماری و شماره گذاری پرونده های وارد به بایگانی
*جابجایی پروند ه های وارده در بایگانی و طبقه بندی آنان براساس کد گذاری
*بایگانی نمودن کلیه برگه های وارد در بایگانی و جابجا نمودن آنان در پرونده های مربوطه
*تعویض زونکن های فرسوده و پشت نویسی پروند ه ها و زونکن ها www.ozhanco.com