در مورد اپراتوري خودكار بيشتر بدانيم

مراكز تلفن سانترال منصوبه در ساختمانهاي دولتي و خصوصي ( ادارات ، بيمارستانها، هتلها و كارخانجات) در طول ساليان مختلف توسط شركتهاي داخلي و خارجي با ظرفيت هاي متفاوت نصب و راه اندازي گرديده و ارتباطات ورودي آنها از طريق خطوط شهري و به واسطة اپراتورهاي انساني به داخلي هاي مربوطه متصل مي گردند .
        در راستاي آسان سازي دسترسي به مخاطب ( داخلي ها ) و كاستن ترافيك كاري اپراتور ، استفاده از دستگاه اپراتوري خودكار غير انساني مورد توجه اكثر سازمانها قرار گرفته و با توزيع ترافيك ورودي ، كارايي و بهره وري آن سازمان را در جهت پاسخ گويي به ارباب رجوع تسهيل نموده است . در بسياري از موارد تسهيل در ارتباطات با سوددهي سازمانها بي ارتباط نبوده كه اين امر طبق نظر سنجيهاي مختلف مبين نظرات مثبت مديريتي بوده است . 

         خلاصه اي از مشخصات اپراتورهاي اتوماتيك به شرح ذيل مي باشد :

1) عدم استفاده از كامپيوتر ( اين امر هزينه هاي جانبي خريد كامپيوتر را كاهش داده و در ضمن خرابيهاي مختلف كامپيوتر كه نشأت گرفته از ويروس و ساير موارد مرتبط مي باشد را به حداقل مي رساند )

  2) ارتباط مستقيم تماس گيرنده با شماره هاي داخلي مورد نظر با شماره گيري Tone ، در اين حالت شخص تماس گيرنده پس از برقراري ارتباط پيغام زير را دريافت مي نمايد : 

-     حالت اول : شما با ..... تماس گرفته ايد ، لطفاً پس از برقرارگيري تلفن در حالت Tone ، داخلي مورد نظر را شماره گيري نمو
ده و يا در صورتي كه مي خواهيد به اپراتور متصل شويد شماره ...... را شماره گيري نمائيد . ( اين پيغام براساس سليقه هر سازمان قابل پروگرام مي باشد )

 -     حالت دوم : در صورتيكه سازمان متشكل از چندين واحد پر ترافيك باشد در تعريف سيستم مي توان جهت واحد اول پر ترافيك شمارة 0 ، جهت واحد دوم شمارة 1، جهت واحد سوم شمارة 2 و جهت واحد چهارم تا دهم شمارة 4 الي 9 را اختصاص داد .
به عنوان مثال : در يك بيمارستان مي توان پيغام ذيل را در تعريف اصلي سيستم پياده نمود . در صورت تمايل به اتصال با بخش اورژانس لطفاً كليد 1 ، بخش درمانگاه كليد 2 ، بخش اتاق عمل كليد   3 و مديريت كليد 4 را شماره گيري نموده و در صورت نياز به ارتباط با اپراتور كليد ..... را شماره گيري نمائيد . در حالت تعريف شماره 4،3،2،1 و .... جهت بخشهاي مهم ، براساس برنامه ريزي مركز تلفن ، يكي از داخلي هاي آن بخش پاسخگوي خط ورودي بوده و آن داخلي مي تواند خط ورودي مربوطه را كه مستقيماً به آن بخش وارد شده ، به داخلي هاي ديگر بخش و يا داخلي هاي ديگر آن سازمان منتقل( Transfer) نمايد .  در ضمن براساس برنامه ريزي مركز تلفن ، در صورت اشغال بودن داخلي هاي تعريف شده در آن بخش كه جهت پاسخگويي به خطوط ، تخصيص يافته است مي توان داخلي هاي ديگر آن بخش را جهت پاسخگويي تعريف نمود .

3) امكان برنامه ريزي سيستم از طريق تلفن و يا از راه دور مقدور بوده كه در اين صورت سوپروايزر يا مسئول فني سيستم از طريق خط تلفن مي تواند بعضي از پارامترها را تغيير يا برنامه ريزي مجدد نمايد .

4) باتوجه به اينكه در بسياري از سازمان ها مديران مستقيماً پاسخگوي ارباب رجوع نمي باشند به جهت جلوگيري از ارتباط مستقيم ارباب رجوع اين امكان پيش بيني گرديده كه شماره هاي مديران در يك گروه خاص ( Black list ) قرار گيرد ، در اين حالت امكان شماره گيري مستقيم داخلي مدير مربوطه توسط تماس گيرنده مقدور نمي باشد .

5) امكان ضبط پيغام توسط مصرف كننده مقدور بوده و خريدار مي تواند پيغام اولية سيستم را تغيير و يا اصلاح نمايد . ( به جهت كيفيت صدا توصيه مي گردد اين امر توسط كارخانه صورت گيرد)

6) جهت ورود به برنامة سيستم ، يك Password با 4 رقم قابل تعويض و تغيير پيش بيني گرديده كه در اختيار خريدار قرار مي گيرد . ( اين رمز قابل تغيير مي باشد)

7) باتوجه به اين كه در مراكز مختلف اتصال خط ( انتقال ) به روشهاي مختلف ، با و يا بدون زدن قلاب ( فلش ) و يا گرفتن يكعدد فراهم مي باشد ، قابليت انتخاب حالت با قلاب ، بدون قلاب ( فلش ) و يا گرفتن كد در سيستم اپراتوري قابل انتخاب مي باشد .

8) باتوجه به اينكه زمان Hook Flash در مراكز مختلف متفاوت مي باشد اين زمان با يك محدوده استاندارد در سيستم اپراتوري قابل انتخاب مي باشد . 

9) امكان انتخاب حالت Auto Transfer و يا حالت غير Auto Transfer براي مراكز تلفن مختلف از قبيل ديجيترون ، كارين ، پاناسونيك ، LG ، پارس تلفنكار ، DMS ، آلكاتل و ... در سيستم اپراتوري خودكار تعريف مي باشد .

10) با توجه به اينكه تعداد ارقام داخلي ها در مراكز تلفن متفاوت مي باشد انتخاب تعداد ارقام جهت تشخيص تعداد ارقام ورودي توسط ارباب رجوع قابل تعريف مي باشد .

11) امكان تعريف و پاسخ از طريق اپراتور در صورت عدم شماره گيري توسط شخص تماس گيرنده فراهم بوده و در برنامة سيستم اپراتوري خودكار قابل تعريف مي باشد . در اين حالت وقتي كه شخص تماس گيرنده هيچ عملياتي را انجام ندهد ( به جهت اينكه شمارة داخلي مورد نظر را نمي داند ) آن خط به اپراتور انساني متصل گرديده و ارتباط بعدي از طريق اپراتور انساني صورت مي پذيرد .

12) امكان تعريف شماره اپراتور در سيستم اپراتوري خودكار فراهم بوده كه در اين حالت با تعريف شماره اپراتور و اعلام آن در پيغام ضبط شده ، تماس گيرنده با شماره گيري شمارة مربوطه به اپراتور انساني متصل مي گردد .

13) امكان تعريف اپراتورهاي جانشين براي حالت روز يا شب
 
14) امكان وصل به اپراتورها به دو صورت Circular يا Terminal  15) امكان تعريف حالات مختلف براي وضعيت شب  :
  - جوابگويي به خط و قطع خط (مناسب شركتها كه بعد از ظهرها تعطيل هستند)
 - جوابگويي به خط و وصل به اپراتور ( مناسب بيمارستان ها )
- عملكرد مثل حالات روز ولي وصل به اپراتورهاي شب
- جوابگويي كامل بدون حضور اپراتور

16) اعلام خطا در برنامه ريزي در صورت وارد كردن پارامتر غلط و تعيين محل آن 

17) نگهداري كليه برنامه ها بدون استفاده از باطري براي صدها سال

18) تعداد كانالهاي اپراتوري خودكار براساس نياز خريدار ارائه مي گردد .
 
به عنوان مثال :
 
 - در صورتيكه خريدار اپراتور 8 كاناله خريداري نمايد با داشتن 8 خط شهري ، 8 تماس گيرنده از بيرون مي توانند 8 خط شهري را شماره گيري نموده و از طريق اپراتور خودكار به 8 داخلي مختلف متصل گردند .  در صورتيكه خريدار ، اپراتور خودكار 8 خطه خريداري نمايد ، ولي تعداد خط هاي ورودي شهري را به 20 و يا بيشتر افزايش دهد در اين حالت 8 تماس گيرنده همزمان مي توانند به 8 داخلي مختلف متصل گرديده و پس از اتصال آن 8 خط ، 8 كانال مجدداً براي اتصال خط هاي باقيمانده در حال تماس آزاد مي گردند .

 - جهت افزايش همزماني بايستي تعداد كانالهاي اپراتوري خودكار خريداري شده افزايش يابد . ( مناسب ترين ظرفيت براي انتخاب تعداد اپراتوري خودكار 10% ظرفيت خطوط داخلي مي باشد .