پشتیبانی نرم افزارهای فروخته شده

سیستم بایگانی اسناد  یگانه

در عصر ارتباطات، سرعت دسترسی به اسناد و اطلاعات نقش بسزائی ایفا می کند  در اکثر سازمانها ، شرکتها و مراکز اطلاعاتی برای ایجاد، نگهداری و مراجعه سریع و آسان به گونه های مختلف اطلاعات از قبیل اسناد، نقشه ها، عکس ها، فیلم ها، فایل های مختلف و غیره ... نیاز به سیستم بایگانی اسناد و مدارک احساس می شود

چرا که اسناد به مرور زمان و استفاده بیش از حد از بین رفته و مسائلی دیگری همانند: امنیت اسناد در عصر اطلاعات، کمبود فضای بایگانی، کاهش هزینه ها (نیروی انسانی در بایگانی های سنتی) و دسترسی آسان و سریع به مدارک و اسناد باعث شده  نسبت به گذشته احساس نیاز بیشتری به استفاده از سیستم های مکانیزه در مراکز بایگانی و چرخه مکاتباتی سازمان خود داشته باشید.

بایگانی اسناد یگانه نرم افزار پرسرعت و قدرتمند است جهت استفاده در بایگانی سازمان ها، آموزشگاه ها و شرکت های مختلف با قابلیت های بسیار.

برخی از قابلیت های نرم افزار بایگانی اسناد

1- امکان ثبت پرونده با مشخصات اولیه (Header)

• تاریخ و ساعت ثبت
• شماره پرونده
• کاربر ثبت کننده
• کلمات کلیدی و خاص
• خلاصه موضوع سند و مدرک
• طبقه بندی پرونده
• امکان جستجوی بر اساس کلیه مشخصات وارد شده در هر سند

2- امکان دسته بندی پرونده ها بر اساس موضوع پرونده

• مثال (پرونده دانشجویان ، پرونده کارمندان، پرونده پروژه های تحقیقاتی(به صورت شاخه های تو در تو
• امکان الصاق فیلد های مورد نظر کاربر به هر موضوع وقابلیت ورود اطلاعات آن برای هر پرونده

3- امکان الصاق پیوست های مختلف به یک پرونده

با فیلد های:         توضیحات

فرمت پیوست ) عکس ، فایل Word ، فیلم و ...  (

نوع سند ) قرارداد ، فتوکپی شناسنامه و ..  (

مسیر نگهداری ) درصورتی که در SQL نگهداری نشود (

قابلیت ها:

• امکان Scan تصاویر به دو فرمت Jpg و Tiff  از درون سیستم
• امکان ویرایش تصویر در درون نرم وامکان چاپ هر سند در سایزهای مختلف
• امکان ویرایش فایل های Word با مدیریت نرم افزار

4- تعریف فرمت پیوست ها:

• عنوان
• پسوند فایل ها
• امکان انتخاب اینکه فایلها  در SQL server نگهداری شود یا خیر
• مسیر و انتخاب نرم افزاری که این نوع فایل را می تواند ویرایش کند.

• امکان تعریف نوع سند
• امکان اضافه کردن فیلدهای دلخواه کاربر به پیوست ها
• امکان تعیین ضروری بودن یک نوع سند در یک نوع پرونده
• ....

5- امکان تعریف چارت سازمانی و کارمندانی که می توانند از پرونده ها استفاده کنند

•  امکان امانت دادن یک پرونده به یک کارمند سازمان به صورت مجازی
• تعیین دسترسی یک امانت گیرنده به صورت Read only یا قابلیت ویرایش
• امکان امانت دهی یک سند از پرونده یا کل پرونده

6- امکان دسته بندی پرونده ها در زونکن های مختلف

• امکان تعریف زونکن ها و موضوعات به صورت درختی
• امکان اختصاص یک پرونده به چند زونکن . . .

7- ارتباط با نرم افزار دبیرخانه

• امکان الصاق نامه های ثبت شده در دبیرخانه به یک پرونده بدون اسکن یا تایپ مجدد
• امکان الصاق یک نامه به چند پرونده . . .

8-  برخی از گزار شها

• گزارش از پرونده هایی که یک نوع سند خاص را ندارد
• گزارش از پرونده های ناقص
• گزارش با فیلتر کردن فیلدهای تعریف شده توسط کاربر برای هر پرونده
• گزارش از یک سند خاص در کلیه پرونده ها

• امکان تهیه گزارشات متنوع به صورت کلی، نموداری، آماری، جدولی

• امکان صدور کلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel . . .

9- امکان مدیریت چند بایگانی مختلف در نرم افزار

• تعریف چند بایگانی مختلف برای قسمتهای جدا گانه از سازمان
• امکان بایگانی پیوستهای اسناد سالهای گذشته و خروج آن ازسیستم برای افزایش سرعت در حجم اطلاعات بالا

 10- امکانات مدیریت نرم افزار

• امکان استفاده کاربران متعدد بطور همزمان از سیستم
• امکان تعریف کاربران و تعیین سطح دسترسی دقیق هر یک از آنها
• امکان تغییر تنظیمات پیش فرض و ظاهر سیستم برای سهولت کار
• امکان پیگیری تغییرات اعمال شده روی اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت کننده، تاریخ و زمان ثبت. (Log)
•  انتقال اطلاعات حذف شده (بازیابی) از لیست اسناد در حذف شده ها  و استفاده مجدد
• امکان تبدیل متن پیغامهای سیستم از انگلیسی به فارسی توسط مدیر سیستم جهت جلوگیری از خطاهای کاربر
• تهیه نسخه پشتیبان(Backup) به صورت دوره ای و اتوماتیک
• قابل اجرا در کلیه سیستم عامل های ویندوز (Vista, Xp,2000,Me)
• تحت شبکه LAN و Windows2003 Server    و پایگاه داده ای SQL Server
• - برنامه نویسی با استفاده از  Borland Delphi 7.0و بر اساس استانداردهای بین المللی تولید نرم افزار
• . . .