سیستم مدیریت قرارملاقات و جلسات ماهان

سیستم مدیریت قرار ملاقات و جلسات

استفاده از یک سیستم نرم‌افزاری که به صورت کاملاً کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی‌های قبل از تشکیل جلسه (قرار ملاقات ) تا پی‌گیری‌های نتایج جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در برداشته و مکانیزه نماید، می‌تواند نقش ارزنده‌ای در تسهیل مدیریت جلسات داشته باشد.

سیستم اطلاعاتی مدیریت جلسات ماهان، با نگرشی کاربردی، مدیریت جلسات در سازمان‌ها را آسان می‌نماید و می‌تواند به عنوان یک ابزار کمکی در خدمت مدیران جلسه، شرکت کنندگان و سایر افراد مربوطه باشد

 سیستم مدیریت قرارملاقات وجلسات

• قابلیت تنظیم قرارملاقات مخاطبین (مشتریان و دیگر افراد)
• امکان یادآوری تاریخ قرار ملاقات و دستور جلسه به دعوت شدگان از طریق ارسال پیام کوتاه
• مشاهده همزمان چندین قرارملاقات در زمان های مشخص به منطور انتخاب بهترین زمان جلسه
• امکان تقسیم بندی واحدهای سازمان و جدا سازی قرار ملاقات های مربوط به هر بخش از سازمان
• امکان لغو قرارملاقات و اطلاع رسانی به اعضای جلسه به صورت خودکار

• تبدیل و انتقال اطلاعات قرارملاقات به جلسه
• امکان تقسیم بندی موضوع و هدف جلسات
• ثبت  صورتجلسه و همچنین سایر نتایج و تصمیمات جلسه
• ثبت وضعیت حضور‌ اعضاء در جلسات
• امکان ثبت و ضمیمه نمودن انواع فایلهای مربوط به جلسه (اسکن صورت جلسه امضاء شده، فایل صوتی و تصویری و( ...
• ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد مجری و مهلت انجام آن
• ارسال  مصوبات جلسه برای مجریان تعیین شده هر فعالیت
• قابل رویت بودن فعالیت‌های ارجاع شده به هر شخص در لیست پیگیری‌های وی
• ثبت نتیجه و اقدامات انجام شده برای یک فعالیت ارجاعی
• امکان رؤیت روند پیشرفت یک فعالیت تعیین شده

 امکانات ویژه

• ‫استفاده از ماژول پی گیری جهت اطمینان از اجرای مصوبات جلسه
• ‫ایجاد یک تقویم کاری و برنامه فردی برای هر شخص
• ‫جلوگیری از تداخل جلسات و برنامه‌های هر فرد در سازمان
• ‫ایجاد گزارشات کامل و کاربردی از تمامی مراحل اجرای جلسات
• ‫ایجاد لیست پی گیریهای اقدامات مصوب شده در جلسات
• ‫استفاده از سیستم پیام رسان جهت هماهنگی تشکیل جلسات
• ‫استفاده از سیستم پیام‌رسان جهت یادآوری قرارها و جلسات هر فرد
• ‫ارسال پیام  به کاربران، هنگام پایان مهلت انجام مصوبه

گزارشات

همانطور که ذکر شد، این سیستم گزارشات مفیدی از مراحل مختلف اجرای جلسات و مصوبات آن تهیه می‌کند. این گزارشات در انواع گوناگون و با فرمت‌های مختلفی تهیه می‌شوند. نمونه‌ای از این گزارشات عبارتند از:

• ‫نمودار‪ تعداد‪ جلسات‪ و‪ مصوبات‪ آنها بر اساس واحد تشکیل دهنده جلسه و بازه زمانی تعریف شده
• ‫گزارش‪ آخرین وضعیت‪ مصوبات
• نمودار مصوبات انجام نشده در یک نگاه با توجه به اولویت های انجام کار بر اساس سه رنگ قرمز،زرد، سبز
• ‫وضعیت‪ فعالیت های‪ واگذار‪ شده‪ به‪ افراد
• قرارگیری اکشن پیام کوتاه جهت یادآوری فعالیت های انجام نشده به مسئول انجام کار

امکانات عمومی

علاوه برامکانات فوق دو ماژول اطلاعات پایه و مدیریت سیستم تعبیه شده در این سیستم، وظایف عمومی سیستم را انجام می دهند

ماژول اطلاعات پایه

این ماژول به منظور تسهیل کار کاربران عادی و همچنین حفظ یکپارچگی سیستم، ایجاد شده و حاوی اطلاعات پایه‌ای (همچون تعریف موضوع جلسه –واحد های سازمانی و ...) است که در سایر ماژول ها کاربرد دارد

‫مدیریت سیستم

‫این ماژول وظیفه مدیریت کاربران سیستم را بر عهده دارد. در بخش مدیریت سیستم، مدیر سیستم می­تواند کاربران را تعریف کند و با تعیین منوهای مختلف و فرم­های زیر هر منو، نحوه دسترسی هر فرد را به فرم مورد نظر تعیین کند. اطلاعات واحدها، سمت­ها و پست­های سازمانی نیز در این بخش قابل تعریف است.

ما در شرکت ماهان براین باوریم که انچه تولید کرده ایم  پاسخ گوی بسیاری از دغدغه های مدیران در ارتباط موثر و سودآور با مشتریان و مخاطبین است.

جهت کسب اطلاعات بیشتر، لطفاً به سایت WWW.MAHANCO.COM شرکت ماهان مدیریت جامع اطلاعات مراجعه فرمائید.