نرم افزار دبیرخانه و اتوماسیون اداری شیز

امکان تعریف اطلاعات پایه در قالب جداول متعدد مانند :

• انواع نامه
• نوع طبقه بندی نامه ها
• اولویت نامه ها
• موضوع نامه ها
• نحوه ارسال نامه
• شکل نامه (اصل ،‌رونوشت کپی و ...)
• تعریف انواع کلمات و جملات جهت استفاده در سیستم و سرعت عمل در تایپ
• طبقه بندی پرونده های بایگانی با امکان تعریف میزان دسترسی کاربران به آنها
• معرفی شکل فیزیکی پرونده های بایگانی (زونکن و پوشه)
• امکان معرفی ظرفیت تعداد برگه های هر پرونده
• تعریف انواع وضعیت ارجاع (جهت اطلاع ، اقدام ، پیکیری و ...)
• تعریف مشخصات دریافت کنندگان و فرستندگان نامه های خارج از سازمان
• تعریف انواع دبیرخانه با امکان معرفی نوع شماره دهی به صورت متمرکز برای نامه های وارده و صادره یا مستقل
• معرفی نحوه دسترسی کاربران به دبیرخانه ها
• تعریف انواع پرونده های بایگانی بر اساس موضوع و شماره کلاسه
• ثبت مشخصات نامه های وارده و صادره شامل شماره ، تاریخ ، موضوع و شرح و ...
• امکان نگهداری تاریخ نامه ها به صورت شمسی و میلادی و تبدیل هر یک از آنها به یکدیگر
• نگهداری زمان (ساعت و تاریخ) و ثبت کننده و اقدام کننده نامه های وارده و صادره
• اختصاص شماره اندیکاتور بصورت دستی یا اتوماتیک
• معرفی انواع پیوستها و ضمائم نامه های وارده و صادره
• امکان ثبت رونوشتهای نامه های وارده و صادره
• ثبت پیرو و عطف نامه ها و ارتباط هر یک از آنها با یکدیگر
• اسکن تصاویر نامه و کلیه ضمائم آن و نگهداری در سیستم (تعداد صفحات اسکن نا محدود می باشد)
• ارجاع نامه ها به گیرنده یا گیرندگان مختلف  در قالب سیستم کارتابل
• امکان مشاهده کلیه ارجاعات نامه در هر لحظه و اقدامات انجام شده بر روی آن
• نمایش تعداد روزهای باقی مانده جهت اقدام و پاسخ
• تایپ نامه های صادره با استفاده از نرم افزار Word از داخل سیستم و نگهداری آن در بانک اطلاعاتی سیستم
• نمایش اطلاعات نامه به صورت لیستی و فرمی
• انجام جستجو بر روی اطلاعات نامه های وارده و صادره با امکان پرس و جو های مختلف در کلیه فیلدهای اطلاعاتی نامه
• امکان تعریف کلید واژه برای نامه های وارده و صادره
• نمایش درختی موضوع و کلید واژه ها با امکان فیلتر آنها
• امکان ارسال نامه های صادره از طریق فاکس
• امکان تعریف مکاتبات داخلی بین واحدها
• ثبت مشخصات ثبت کننده مکاتبات داخلی
• امکان الحاق فایلهای Doc ، Txt ، Xls و گرافیکی به مکاتبات داخلی
• ارجاع مکاتبات داخلی به افراد و واحدهای مختلف از طریق سیستم کارتابل