آرشیو الکترونیکی اسناد

مزایا و محاسن آرشیو دیجیتالی :

 1- دسترسی سریع وآسان:

سهولت دسترسی به پرونده های دیجیتالی در هر مکان که میانگین دسترسی در سیستم کامپیوتری 30 ثانیه و در سیستم دستی بسته به میزان بزرگی و نظم آرشیو از 10 دقیقه تا یک روز می باشد . در سیستم آرشیو دیجیتالی بجای غوطه ور شدن در دریایی از کاغذ با چند کلیلک به سند دلخواه خود دست می یابیم .

 2- کنترل سریع و آسان:

 کنترل سریع و آسان  مدیران ارشد بر روی آرشیو اسناد دیجیتالی و استفاده از قلمهای رایانه ای جهت پاراف و حاشیه نویسی در اسناد اسکن شده .

 3-  افزایش سرعت:

افزایش سرعت دسترسی به پرونده ها و کاهش زمان پاسخگوئی به ارباب رجوع در راستای طرح تکریم ارباب رجوع .

 4-صرفه جویی در کاغذ و فضا:

کاهش 60 تا 90 درصدی حجم بایگانی های کاغذی وگاها" حذف کامل آنها که باعث صرفه جویی در فضا گردیده  و در نتیجه کاهش  در هزینه های نگهداری و همچنین هزینه سرمایه ای فضا و عدم نیاز به توسعه فضای بایگانی را در بر خواهد داشت .

 5-عدم نیاز به افزایش نیرو با توجه به افزایش حجم بایگانی بر اثر گذشت زمان:

عدم نیاز به افزایش پرسنل بایگانی بدلیل حذف مراجعه حضوری به بایگانی و حتی کاهش تعداد پرسنل بایگانی  و در نتیجه کاهش هزینه های پرسنلی  .

 6- عدم نیاز به  جابجایی فیزیکی اسناد آرشیو و افزایش امنیت:

عدم  مفقود شدن پرونده ها و دست کاری اسناد و در نتیجه افزایش امنیت پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 5% از این اسناد بطور کامل گم می شوند در حالی که چنین چیزی در سیستم کامپیوتری وجود ندارد .

  7- تهیه نسخه پشتیبان:

امکان کپی برداری راحت و آسان  از پرونده ها و تهیه نسخه پشتیبان بدون هیچ هزینه ای.

 8-نقل و انتقال آسان و راحت:

 امکان ارسال پرونده به سازمانهای مختلف در صورت لزوم بصورت الکترونیکی در راستای تقویت دولت الکترونیکی .

 9- افزایش امنیت جابجایی پرونده ها:

امکان ارسال سریع ، آسان و مطمئن پرونده ها به شعبه های مختلف سازمان و به ادارات شهرستانها و یا بلعکس  و در نتیجه حذف هزینه ارسال و افزایش امنیت جابجائی پرونده ها .

 10- امکان دسته بندی و جستجو:

دسته بندی کامل پرونده ها و در نتیجه امکان جستجوی سریع بر حسب نام ، نام خانوادگی ، شماره پرونده و یا هر اطلاعات مورد نظری که هنگام دیجیتال کردن اسناد مشخص شده باشد.

 11- مشخص کردن ورفع نواقص پرونده ها:

 امکان مشخص کردن پرونده های ناقص و نوع  نواقص آنها و اقدام سریع جهت رفع نواقص در فرآیند دیجیتال کردن اسناد.

  12- حفاظت اطلاعات:

امکان تعریف سطح دسترسی برای رده های مختلف سازمان و جلوگیری از استفاده های غیر مجاز اشخاص.

 13- عدم بهم ریختگی:

 حذف عملیات فیزیکی برداشت پرونده و جایگذاری مجدد آن و عدم امکان بهم ریختگی پرونده ها که در حالت دستی طبق آمار 11% اسناد در جای درست خود قرار نمی گیرند.

 14-گرفتن گزارشهای گوناگون:

 امکان استخراج گزارشهای متنوع و مختلف از پرونده ها و فرآیندهای مرتبط همچون مشخص کردن تعداد مراجعات ، اشخاص مراجعه کننده و غیره.

 15-دسترسی مدیران در هر ساعت از روز

 امکان دسترسی سریع و آسان  مدیران ارشد به پرونده ها حتی پس از پایان ساعت کاری کارکنان بخش بایگانی  در هر ساعت از روز و حتی از هر مکان.

 16-هزینه فوق العاده کمتر در آرشیو و بازیابی اسناد

 که بصورت میانگین در آرشیو اسناد بصورت دستی 5 برابر حالت کامپیوتری و هزینه بازیافت اسناد 20 برابر حالت کامپیوتری می باشد.

17-ایمنی فیزیکی پرونده ها و اسناد :

ایمنی کامل پرونده ها و اسناد در مقابل کلیه خطرات احتمالی و حوادث طبیعی همچون آتش سوزی و سیل.

 18- حفظ و پاکیزگی محیط زیست :

کاهش استفاده از کاغذ و سایر تجهیزات نوشتاری