سیستم بایگانی اسناد و مدارک

ساختار اطلاعاتی بایگانی:

بایگانی مجموعه ای از اسناد و مدارک است که با افزوده شدن حجم آنها امکان دسترسی به این اسناد و مدارک روزبه روز مشکل تر می کند. از طرفی در روشهای سنتی بایگانی، بازیابی اسناد تنها از طریق کلاسه آنها امکان پذیر است و بنابراین تنها از یک طریق می توان به اسناد مورد نظر دسترسی داشت. در سیستم بایگانی برید امکاناتی فراهم شده است تا بتوان اقلام اطلاعاتی پرونده ها و اسناد درون آنها را استخراج نموده و در سیستم تعریف کرد. لازم به ذکر است که هنگام ورود این پرونده ها و اسناد در سیستم، اقلام اطلاعاتی برای آنها وارد می شود که این پرونده ها و اسناد مذکور با استفاده از هریک از این اقلام اطلاعاتی قابل جستجو خواهند بود.

مدیریت گردش اسناد(فیزیکی و الکترونیکی):

یکی از اساسی ترین چالشهای بایگانی در سازمانها حفظ اسناد در هنگام استفاده از آنها در سازمان و جلوگیری از عدم بازگشت آنها به بایگانی است. همچنین با بالا رفتن میزان مراجعه به اسناد در بایگانی، مدیریت این مراجعه بسیار مشکل خواهد شد، از اینرو در سیستم بایگانی برید تمهیداتی برای این قضیه اندیشیده شده است. بدین ترتیب در  بسیاری از موارد که بحث ارائه اصل اسناد به مراجع ذیصلاح لازم نیست می توان از نسخه الکترونیکی اسناد در سیستم استفاده نمود (امانت الکترونیکی اسناد) و در موارد لزوم در مراجعه به اصل اسناد می توان با استفاده از امکان امانت پرونده ها سابقه این امر را ثبت، پیگیری و ردیابی نمود.

طبقه بندی اسناد:

در بسیاری از موارد تطبیق ساختار فیزیکی بایگانی با ساختار موضوعی اسناد به دلایل مختلف مانند نوع و حجم اسناد ورودی به بایگانی و یا قرار گرفتن اسناد در موضوعات مختلف امکان پذیر نیست. برای رفع این مشکل در سیستم بایگانی برید برای اسناد و پرونده ها امکانی تعبیه شده است تا بتوان آنها را در یک و یا چند موضوع مختلف قرار داد و از این طریق بتوان اسناد و پرونده ها را از طریق موضوعی نیز بازیابی نمود. ساختار سلسله مراتبی موضوعات در این سیستم انعطاف بیشتری در بازیابی اسناد ایجاد کرده است. ایده آل ترین و ساده ترین شکل و روش در بایگانی اسناد استقلال ساختار فیزیکی از ساختار موضوعی است و این مهم جز با یک سیستم بایگانی توانمند مانند بایگانی برید امکان پذیر نخواهد بود.

مدیریت امحاء اسناد:

در بسیاری از موارد با مرور زمان نیاز به اصل اسناد از بین می رود و نگهداری فیزیکی این اسناد مشکلات بسیاری را برای سازمان به ارمغان می آورد. با توجه به اینکه نسخه الکترونیکی از این اسناد در سیستم بایگانی وجود دارد و هزینه نگهداری آن در مقایسه با نگهداری اسناد به شکل فیزیکی بسیار ناچیز است می توان نسخه فیزیکی اسناد را در دوره های زمانی خاصی از بین برد. در سیستم برید امکاناتی فراهم شده است تا سیاست های لازم در این موارد را تعریف نموده و با گزارشات متنوع در این مورد اسنادی که موعد امحاء آنها فرارسیده است را استخراج نمود و نسبت به امحاء آنها اقدام کرد.

امنیت:

در روشهای سنتی و دستی بایگانی اسناد؛ امکان دستکاری، از بین رفتن، صدمه دیدن و حتی مخدوش شدن وجود دارد درحالیکه با الکترونیکی شدن اسناد و گردش این اسناد به صورت الکترونیک احتمال این امر بسیار کم است. یکی از مشکلات سیستم بایگانی دستی اسناد، نحوه کنترل دسترسی به آنهاست که محدود به ساختار فیزیکی بایگانی است. با بکارگیری سیستم بایگانی برید امکان تنظیم دسترسی حتی تا جزئی ترین ساختارهای بایگانی امکان پذیر است. علاوه بر این، دسترسی به اسناد با سرویس امانت الکترونیکی به سادگی قابل کنترل و ردیابی است.